“Dijital varlık yönetimi nedir?” sorusunun cevabı olarak dijital ortamda verilerin bulunması, saklanması, depolanması işlemlerinin hepsine verilen isim. Video, slayt gösterisi, animasyon, müzik dosyaları bunlara örnek verilebilir. Bu sistem, bilgisayar yazılımı veya donanımı sayesinde yürütülen bir sistem. Bunların yanı sıra arşivleme, gruplama, yedekleme, isim değiştirme, dosyaları derecelendirme gibi görevler için kullanılır. Reklam yapılacağı sırada ajansa markanın logosu, sosyal medya hesapları gibi bilgiler ulaştırılmalı. Yine bu noktada dijital varlık yönetimi devreye giriyor.
Dijital Varlık Yönetimi Neleri Kapsar?
Bir şirketin reklam öncesi bilgileri yani marka tescil belgesi, şirket logosu, sözleşme gibi belgeleri ajansa iletmesi gerekir. Ajansa yeni reklam verecek olan bir şirketin bilgileri, adresi, nelerle ilgilendiği veya şirketin neleri kapsadığı, görev tanımı ve şirket kültürünün nasıl olduğu ile ilgili belgelerin hepsi yine dijital varlık olarak adlanır. Yani dijital varlıklar sayesinde elde edilmesi, öğrenilmesi, çalışmaya yön vermesi, hızlı ve doğru bir şekilde çalışma sürdürülmesi gereken bilgilerin hepsine ajanslar kolaylıkla erişebilir. Bu belgeler, kolaylıkla kaybedilmeden dijital ortamda depolanabilecek belgeler haline geliyor. Aynı zamanda belgeler dijital ortamda saklanarak ilgili yerlere kolaylıkla e-posta yolu ile ulaştırılabilir.
Evlerden çalışılan bu dönemde şirket ve ajanslara büyük kolaylık sağlayan verilerin titiz ve özenle hazırlanması ve depolanması en önemli görevler arasında yerini alır. Bu yüzden çalışanların işten ayrılması, verilerin bilgisayardan kaybolmuş veya dataların silinmiş olması ihtimallerine karşı verilerin kopyalanıp saklanması gerekir. Aksi halde silinir veya kaybolursa yeniden hazırlamak şirket için iş yükü ve zaman kaybına sebep olabilir. Bu yüzden ajanslar dosyaları Google drive hesabına yedeklenerek kaybolma ihtimalini en aza indirmiş olur.
Dijital Varlık Yönetimini Saklamak İçin Çözümler Nelerdir?
Google drive hesabına dijital varlık yönetimi bilgilerini yedeklememiz oldukça önemli bir konu. Drive ile dosyaları hızlı bir şekilde yedekleyip herkese erişilebilir olması sağlanır. Drive dışında kullanılan uygulamalardan biri ise Google Keep olabilir. Google Keep sayesinde yine dosyaların hızlı ve güvenilir bir şekilde yedeklemek mümkün olur. Dropbox sayesinde ajanslar veya şirketler yaptığı etkinliklerin fotoğraflarına kolaylıkla saklayabilir. Bu verilerde hesapların tek bir kişiye değil tüm ekibe ait olması gerekir.
Şirket sunumlarının, belgelerinin, raporların tek bir çatı altında toplanması oldukça önemli bir konu. Yapılan toplantıda alınan notlar ise yine belli uygulamalarda tek çatı altında toplanıp saklanması gerekiyor. Bu sayede istenilen bilgiye ekipte çalışanlar hızlıca ulaşıp işleri en düzgün ve hızlı bir şekilde bitirmeyi hedefler. Bu bilgilerin tek bir kişiye değil tüm ekibe ait olması etik bir varlık yönetimi yapıldığının göstergesi haline gelir.
Dijital Varlık Yönetiminin Önemi Nedir?
e-Ticaret ve dijital pazarlama ağında varlık yönetimi verilerinin oldukça büyük faydası vardır. Bir şirkette bilgilerin, dosyaların, kampanya bilgilerinin, şirket çalışma resimleri gibi önemli bilgilerin sadece çalışanda olması önerilmez. Çalışanın belirli sebepler doğrultusunda işten ayrılma durumunda o kişinin mail veya telefonunda bulunan bilgiler onunla birlikte gidebilir. Bu yüzden varlık verilerinin dosyalar halinde düzenli bir şekilde oluşturulup ilgili uygulamalara yedeklemelerinin yapılıp saklanabilir olması gerekir. Aksi halde kaybolan veriler için şirkete fazladan iş ve zaman yükü yüklenebilir. Bu bilgilerin kaybolması bir daha erişilememesi anlamında gelebilir. Bu sebeple doğru bir şekilde depolanan dijital varlık yönetimi şirket için oldukça önemli konu haline gelir.
